Chức năng nhiệm vụ phòng Hành Chính - Nhân sự

Chức năng phòng HCNS
 - Đảm bảo số lượng, chất lượng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty bằng các biện pháp thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực;

- Thực hiện công tác quản lý hành chính;
- Tham mưu và phụ trách công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật;
- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm bảo an ninh trật tự an toàn vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong Công ty;
- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các Nội quy, Quy chế của Công ty;
- Quản lý và theo dõi các trang thiết bị, phương tiện văn phòng;
- Hỗ trợ Bộ phận, phòng ban khác trong việc quản lý nhân sự là cầu nối giữa Tổng Giám đốc và Người lao động trong Công ty.

Nhiệm vụ phòng HCNS

1.1. Nhiệm vụ Nhân sự:
1.1.1. Hoạch định mô hình tổ chức nhân sự: soạn thảo, trình duyệt và tổ chức thực hiện các quy định, quy trình liên quan đến Nhân sự áp dụng trong Công ty;
- Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty;
- Xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định cho Công ty, tổ chức thực hiện và giám sát việc chấp hành các quy định đó.
1.1.2. Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến lược của Công ty
- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, quý, tháng theo yêu cầu của công ty và các bộ phận liên quan;
- Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã phê duyệt;
- Tổ chức theo dõi và ký hợp đồng lao động cho Người lao động;
- Quản lý hồ sơ, lý lịch của nhân viên toàn công ty;
- Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi biến động nhân sự;
- Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ cán bộ nhân viên lập báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc.
1.1.3. Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện phát triển nguồn nhân lực
- Lập chương trình đào tạo định kỳ hàng năm.
- Tổ chức triển khai và kiểm tra công tác đào tạo của Công ty.
- Tổ chức, tham gia việc tập huấn cho người lao động mới vào Công ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động Công ty…
- Đánh giá chất lượng đào tạo nhằm nâng cao trình độ, kỹ năng và hiệu quả trong công việc của cá nhân theo mục tiêu công ty.
1.1.4. Tổ chức quản lý Nhân sự toàn Công ty
- Điều động nhân sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.
- Soạn thảo các quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm, điều động cán bộ nhân viên Công ty.
- Quản lý ngày công, ngày nghỉ của cán bộ nhân viên.
- Lập ngân sách nhân sự.
- Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho chiến lược phát triển của Công ty.
- Giải quyết khiếu nại, thắc mắc của nhân viên Công ty.
- Tham gia xử lý kỷ luật lao động.
- Tổ chức đánh giá thực hiện công việc của toàn thể nhân viên Công ty.
1.1.5. Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động
- Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.
- Chấm công, tính lương; kiểm tra xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theo đúng quy định Công ty.
- Tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện phương pháp và hình thức trả lương, thưởng, phụ cấp làm việc tại Công ty.
- Theo dõi thực hiện các chế độ cho người lao động theo đúng quy định của Công ty.
- Tổ chức theo dõi, lập danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, BHYT, BHTN và các chế độ liên quan đến người lao động theo đúng quy định của Công ty và pháp luật hiện hành.
- Lập kế hoạch, trình duyệt và tổ chức thực hiện chế độ đối với các ngày lễ, tết theo quy định của pháp luật.
- Giao dịch với cơ quan nhà nước để thực hiện chế độ cho người lao động.
1.1.6. Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc .
1.2. Nhiệm vụ Hành chính:
1.2.1. Thực hiện công tác quản lý hành chính
- Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin.
- Xây dựng, giữ gìn và phát triển mối quan hệ với các cơ quan nhà nước.
- Tổ chức các hội thảo, hội nghị, các chuyến công tác của lãnh đạo theo yêu cầu của Công ty.
- Tổ chức các hoạt động đón, tiếp khách. Xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp, xây dựng văn hóa Công ty.
- Quản lý, theo dõi các chi phí hành chính của Công ty cấp phát quản lý văn phòng phẩm.
1.2.2. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
- Tiếp nhận và theo dõi, lưu chuyển công văn, văn bản đi đến.
- Giao nhận tài liệu, thư từ , báo chí cho các phòng, ban trong Công ty.
- Quản lý sử dụng con dấu của Công ty.
- Đánh máy, photo, scan văn bản, công văn giấy tờ liên quan.
- Lưu giữ, bảo mật, quản lý tài liệu, tài sản Công ty.
1.2.3. Thực hiện công tác quản lý hệ thống thiết bị IT
- Vận hành hệ thống Website, hệ thống văn phòng điện tử, email...
- Quản trị, đảm bảo sự hoạt động thông suốt hệ thống IT của Công ty.
- Quản lý tổng đài điện thoại, fax của Công ty.
1.2.4. Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm bảo an ninh trật tự an toàn vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong Công ty
- Quản lý hồ sơ các loại tài sản của Công ty.
- Theo dõi, giám sát, kiểm tra quản lý và sử dụng các loại tài sản của các bộ phận Công ty.
- Phối hợp với các đơn vị bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên.
- Thực hiện công tác an ninh trật tự, an toàn vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong Công ty.
- Tổ chức xây dựng và quản lý các loại hình nhà công vụ, điều hành… mà Công ty sử dụng.
1.2.5. Các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc.

Sơ đồ tổ chức